Определите, какие данные сравниваются
Для простого журнала задайте отдельные поля: период, статья, вид потока, план или факт и сумма. Каждая строка должна иметь понятный смысл. Не смешивайте поступление денег с начисленной выручкой, если выбрана именно денежная модель. Плановые и фактические значения должны относиться к одинаковым периодам и статьям. Иначе отклонение может появиться только потому, что сравниваются разные наборы данных. Используйте единые названия статей. Записи о материалах с разным написанием могут попасть в разные группы, хотя относятся к одной задаче. Суммы храните как числа, а не как текст с произвольными пояснениями внутри ячейки. Оформление диапазона как таблицы Excel помогает работать с именами столбцов и расширяющимися ссылками. Но оно не исправляет автоматически смысловые ошибки исходного журнала.
Сначала проверьте сумму, затем отклонение
Возьмём вымышленные выплаты за один месяц: тысяча двести и восемьсот денежных единиц. Вместе они составляют две тысячи. План по той же статье равен тысяче восьмистам. Функция СУММЕСЛИМН позволяет суммировать значения по нескольким условиям. Например, одновременно выбрать нужный период, статью и признак факта. Диапазоны условий должны соответствовать диапазону суммирования по размеру. Перед использованием результата проверьте его на небольшом наборе вручную. В нашем примере ожидается две тысячи. Если таблица показывает другую сумму, сначала ищите лишние или пропущенные строки, а не объясняйте отклонение работой подразделения. Определим отклонение как факт минус план. Для выплат получаются плюс двести денежных единиц. По выбранной статье это означает превышение запланированной выплаты. Если считать относительное отклонение от плана, двести делят на тысячу восемьсот. Получается примерно одиннадцать целых одна десятая процента. При нулевом плане такой процент нельзя вычислять обычным делением.
Знак читают вместе с видом показателя
Теперь рассмотрим поступления: план три тысячи, факт три тысячи четыреста. При том же правиле расчёта отклонение равно плюс четыреста. Здесь поступило больше денег, чем ожидалось. Одинаковый положительный знак у поступлений и выплат описывает разные изменения. Поэтому цветовая подсветка всех положительных значений как благоприятных может вводить в заблуждение. Добавьте к отчёту понятную подпись: превышение поступлений, превышение выплат или другая формулировка, соответствующая модели. Само отклонение ещё не объясняет причину: могут измениться объём, срок или состав операций. В нашем примере разница поступлений и выплат по факту составляет тысячу четыреста денежных единиц. Это денежный результат выбранного периода в пределах перечисленных потоков, а не автоматически прибыль. Перед выводами проверьте полноту данных и сопоставимость планирования. Таблица помогает увидеть вопрос к управлению, но не заменяет объяснение того, что стоит за строками.
Попробуйте на практике
Проверьте небольшой вымышленный денежный бюджет на бумаге или в Excel.
- Запишите план выплат: тысяча восемьсот. Добавьте две фактические выплаты по той же статье и периоду: тысяча двести и восемьсот.
- Получите фактическую сумму вручную. Если используете Excel, сравните её с суммой по условиям периода, статьи и признака факта.
- Вычислите факт минус план и относительное отклонение. Затем отдельно рассчитайте отклонение поступлений при плане три тысячи и факте три тысячи четыреста.
- Подпишите смысл каждого положительного отклонения. Проверьте, что денежная разница не названа прибылью и процент не вычисляется при нулевом плане.
Как проверить результат. Получены выплаты две тысячи, отклонение плюс двести и примерно одиннадцать целых одна десятая процента. Поступления превышают план на четыреста, а знаки интерпретируются по виду потока.
Частые вопросы
Почему сумма верная, а вывод всё равно может быть ошибочным?
Формула не знает управленческого смысла строки. Нужно проверить период, статью, полноту записей и то, какие операции сравниваются.
Нужно ли всегда считать процент отклонения?
Нет. При нулевом плане обычный процент не определён. Иногда абсолютная сумма и пояснение причины полезнее относительного показателя.
Самостоятельный разбор темы. Содержание конкретной обучающей программы здесь не представлено.