Стиль задаёт роль абзаца
Обычный текст можно сделать крупным и жирным, но для программы он при этом может остаться обычным абзацем. Встроенные стили заголовков сообщают о его месте в структуре. Основной раздел получает первый уровень, подраздел внутри него — второй. Представим отчёт о выездной выставке. Основные разделы — подготовка, проведение и итоги. Внутри подготовки находятся помещение и оборудование. Если назначить всем названиям первый уровень, подразделы будут выглядеть равноправными основным частям. Если же выбрать уровни по смыслу, структура останется понятной независимо от того, каким цветом и размером оформлены заголовки.
Сначала примените систему, затем меняйте внешний вид
Удобно выделять нужные абзацы и применять соответствующие стили через доступную в вашей версии Word галерею. Названия команд и расположение элементов могут различаться между настольной и веб-версией. Главный принцип сохраняется: одинаковая роль оформляется одинаковым стилем. Когда структура назначена, внешний вид меняют в самом стиле, а не повторяют ручную правку каждого заголовка. Тогда изменение распространяется на связанные абзацы. Перед такой операцией полезно проверить, не использован ли этот стиль для текста другой роли. Если названием раздела оформлены подписи под рисунками, массовая правка проявит ошибку структуры, а не решит её.
Оглавление собирается из структуры
Автоматическое оглавление использует заголовки выбранных уровней и сведения об их расположении. Оно отличается от списка, который человек напечатал вручную. После добавления текста номера страниц могут измениться; после переименования раздела меняется и его название. В настольных версиях Word при обновлении оглавления можно встретить выбор: обновить только номера страниц или всё оглавление. Первый вариант не отражает изменения текста заголовков. Второй нужен, когда изменились названия или состав разделов. Если элемент отсутствует, проверьте его стиль и включаемый уровень, прежде чем вручную дописывать строку в автоматически сформированном списке.
Проверяйте связи после редактирования
Вернёмся к отчёту. Автор добавил раздел о перевозке экспонатов, переименовал итоги в выводы и вставил несколько абзацев перед ним. Теперь следует проверить три вещи: новый раздел имеет правильный уровень, новое название попало в оглавление, номера страниц соответствуют документу. Не исправляйте только видимую строку оглавления, оставляя исходный заголовок прежним: следующее обновление может снова восстановить данные из структуры. Рабочий порядок проще — изменить нужный абзац, обновить оглавление, проверить результат. Перед передачей или экспортом документа полезно просмотреть его целиком, поскольку корректная структура не исключает неудачных разрывов страниц и других особенностей вёрстки.
Попробуйте на практике
Спроектируйте и проверьте структуру небольшого отчёта. Если Word недоступен, выполните разметку на бумаге.
- Запишите три основных раздела: подготовка, проведение, итоги. Внутри подготовки добавьте помещение и оборудование.
- Пометьте основные разделы первым уровнем, подразделы вторым. Добавьте по одному предложению обычного текста под каждым названием.
- В Word примените соответствующие стили и создайте автоматическое оглавление; на бумаге составьте его по назначенным уровням.
- Переименуйте итоги в выводы и добавьте новый подраздел. Обновите всё оглавление либо повторно составьте его на бумаге, затем проверьте состав и вложенность.
Как проверить результат. В оглавлении три основных раздела, подразделы находятся на втором уровне, а изменённое название отражено. Обычный текст не попал в список заголовков.
Частые вопросы
Можно ли изменить стандартный вид заголовков?
Да. Структурная роль не требует сохранять исходный цвет или размер. Настраивайте соответствующий стиль, сохраняя логические уровни, чтобы оформление и организация документа оставались связаны.
Почему ручное оглавление не обновляется?
Для Word это обычный набранный текст, а не автоматически построенное оглавление. Его придётся исправлять вручную либо заменить оглавлением, созданным на основе структуры заголовков.
Самостоятельный разбор темы. Содержание конкретной обучающей программы здесь не представлено.